詰めの甘さと改善策

最近、いわゆる「詰めの甘さ」について痛感することが多いので、その反省と改善策について書かせていただきます。

今日は終日のセミナー参加だったのですが、受講票を持参するのを持ち帰るのを忘れていたことに、昨夜の持ち物チェックの際に気づきました。

その受講票は受付完了メールに貼付されていたダウンロードサイトから印刷したものなのですが、自分では印刷した後、自宅に持ち帰っていたつもりだったのですが、実際は忘れていたのでした。

幸い会社からセミナー会場までの移動時間も短く、受付開始時間まで余裕がありましたので、再度ダウンロードした受講票を印刷することで事足りました。

今後はこのようなことがないように、受講票をダウンロードした時点で、

①すぐに印刷し、受講日を書いた付箋を貼ったクリアファイルに入れる

②ダウンロードしたファイルは会社のPCの専用フォルダに入れるのはもちろん、仕事用に活用しているクラウドサービスにアップロードしておく。

③カレンダーアプリなどにスケジュール登録するのと同時に、リマインダー機能を活用し、前日にはスケジュールにアップさせるようにする。

と二重のバックアップをしておくことで、万一のリスクに備えておくことを考えました。

また、最近は必要なアイテムを「カバンに入れておいたハズなのに、入っていない」ということが増えてきました。基本的に前日の夜に必要なモノをカバンに入れて準備しておくようにしているのですが、それにもかかわらず、入れ忘れているのです。

これも確認不足が原因と思われますが、改善策として、

帰宅後は必ずカバンの中身を全て出し、翌日必須のアイテムを含め、一つ一つ本当に必要なものか、また不足しているものはないか、チェックして入れ直す

ようにしました。この手法は、阿部寛さん主演のドラマ「結婚できない男」で主人公が毎朝実行していた方法です。当時は「そこまでするか〜？」と思っていましたが、実際にしてみると、ほぼ確実に忘れ物が防げそうです。

なお、入れ忘れた原因もよく分析してみますと、メモ用紙などだけ見てチェックしていたことも一因のようです。というのは、メモに書き忘れてしまっていることもあったり、あるいはメモした項目も表面的に見ているだけで、見落としていたりすることもありましたので。

それを防ぐためには、

①ちょっとしたことでもよいので、付帯情報を書き加える

②各アイテムを使う目的を思いおこす。あるいは使っている様子をイメージする

など、左脳だけでなく、右脳もバランスよく使う工夫を加える必要がありそうです。

ともかく「・・・したつもり」や「・・・したハズ」と思っていたのに、できていなかったら、その原因を分析し、改善策を考えるというPDCA のうちのDo(行動)、Check(見直し)、Action(改善策)を常に心がけたいと思います。